دانشنامه اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری یا خودکارسازی اداری مجموعه‌ای از روش‌های کاری نرم‌افزاری و سخت‌افزاری است که برای ذخیره، بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار گرفته می شود.
بسیاری از تکنولوژی‌های جدید بر پایه این جمله به وجود آمده‌اند «انسان فکر کند، ماشین کار کند». با وجود گذشت سال‌ها از پیاده‌سازی انواع سیستم‌های مکانیزه مالی و صنعتی در سازمان‌ها و موسسات اقتصادی، امور اداری و دفتری و گردش اسناد مالی اغلب این موسسات به طریقه سنتی انجام می‌گیرد. سرعت پایین، افزایش بوروکراسی، وابسته شدن سیستم به افراد و نیز عدم هماهنگی این روش با سیستم‌های مکانیزه سبب افزایش قابل ملاحظه خطاهای انسانی و کاهش بهره‌وری در سازمان‌ها شده‌است.
نتیجه اهداف، اندیشه‌ها و اقدامات انجام شده در هر سازمان به صورت اسناد و مدارک نگهداری می‌شود. این اسناد که با صرف وقت و هزینه‌های زیاد فراهم می‌آیند، حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی است که در دستیابی به اهداف سازمان نقش مهمی داشته و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه‌ها و تصمیم گیری‌های استراتژیک محسوب می‌گردد.
حجم کارها و اهمیت اطلاعات در کلیه سازمان‌ها و شرکت‌ها با وجود استفاده از پرسنل متعدد شاهد رشدی روزافزون است. برنامه‌ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیت‌های درون سازمانی یکی از مهمترین معیارها و پیش نیازهای توسعه و کاربرد فناوری اطلاعات در سازمان‌های امروزی محسوب می‌شوند.
تحقیقات نشان می‌دهد سازمان‌ها و شرکت‌های سنتی در محصولات و خدمات خود عملاً تنها از ۳۰٪ زمان فرایندها ارزش افزوده دریافت می‌کنند و از ۷۰٪ زمان باقی‌مانده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود.
اجزای متنوع خودکارسازی اداری به بخش‌های گوناگون فرایندهای اداری پرداخته و طیف وسیعی از دستگاه‌های مورد کاربرد در این حوزه (ازجمله اسکنر، فکس، تلفن، ایمیل، موبایل و ...) در شبکه‌ای رایانه‌ای توان مبادله اسناد و اطلاعات را دارند.
برخی از بخش‌های رایج در سیستم‌های خودکارسازی اداری به شرح زیر است:
- درگاه سازمانی
- کارتابل پرسنل
- تقویم و برنامه‌ریزی روزانه
- سیستم روابط عمومی
- بایگانی و آرشیو اسناد
- موتور جستجوی اسناد تحت وب
- مدیریت فرایندهای کسب و کار
- موتور گردش کار
- طراح گردش کار
- مدیریت صورتجلسه
- مدیریت دبیرخانه
- ارجاع الکترونیکی
- کتابخانه الکترونیک
- سیستم کنترل رفت‌وآمد اشخاص
- پردازش تصویر - تشخیص حرکت توسط دوربین مدار بسته
- تلفن گویا
- اطلاع‌رسانی گویا
- داشبوردهای دیجیتال مدیریت استراتژیک سازمان
- مدیریت ارسال و دریافت پیام کوتاه
- مدیریت ارسال و دریافت پیام چند رسانه‌ای
- مدیریت ارسال و دریافت فکس
- مدیریت ارسال و دریافت ایمیل
- دفترچه یادداشت روزانه
- گفتگو و تبادل پیغام
- مدیریت زمان‌بندی گزارش‌ها
- مدیریت و امنیت ۶ لایه
- گزارش ساز پویا
- تحلیل داده‌ها در کسب و کار هوشمند
- فرم ساز پویا
- دسترسی از راه دور به سیستم - تحت وب
در این بخش مجموعه ای از سیستم های نرم افزاری در حوزه اتوماسیون اداری به عنوان راهکار هایی جدید به مدیران مراکز سازمانی و اداری مختلف معرفی گردیده است
- سیستم مدیریت اطلاعات مدیریتی
- سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی
- سیستم مدیریت منابع انسانی
- سیستم مدیریت مالی
- سیستم مدیریت لجستیک
- سیستم مدیریت ارتباط با مشتری
- سیستم مدیریت مکاتبات و ارتباطات
واحد وب
واحد فناوری وب شرکت پارس کد به مدیریت آقای مهندس مرتضی راد از سال های اولیه تاسیس شرکت دایر گردیده و طی فرآیند های تعریف شده در این واحد درخواست های متنوع ارجاع شده مشتریان به شرکت در بخش ارائه خدمات گسترده وب به انجام رسیده است.
در ادامه به منظور شفاف سازی هر چه بیشتر فرآیند ارائه خدمات فناوری وب به مشتریان مراحل انجام پروژه به شرح زیر می باشد.
1.برگزاری جلسات مشاوره و نیازسنجی حسب درخواست مشتری
2.بازدید کارشناس تحلیل سیستم
3.تدوین پروپزال بر مبنای تحلیل صورت گرفته
4.ارائه پروپزال تخصصی متناسب با نیازسنجی و تحلیل صورت گرفته
5.عقد قرارداد
6.اجرای فاز به فاز پروژه ضمن تشکیل تیم های تخصصی شامل طراحی و برنامه نویسی ...
معرفی پروژه های وب
با توجه به گستردگی خدمات فناوری وب شرکت پارس کد این شرکت با برخورداری از متخصصان زبده خود، حسب نیاز های واحد های سازمانی و اداری، تولیدی و صنعتی، تجاری و فروشگاهی قابلیت طراحی و پیاده سازی انواع سایت های حرفه ای از قبیل ذیل داشته و دارد
- وبسایتهای شخصی File.mp4
- وبسایتهای نویسنده ها و ناشرها File.mp4
- وبسایتهای دایرکتوری File.mp4
- وبسایتهای ارائه دهنده اطلاعات File.mp4
- وبسایتهای اشتراک گذاری عکس File.mp4
- بروشورها و کاتالوگهای آنلاین تجاری File.mp4
- وبسایتهای شبکه های اجتماعی File.mp4
- وبسایتهای تجاری File.mp4
معرفی ابزار ها و سخت افزار های وب
سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی ERP
برنامه ریزی منابع سازمانی عبارت است از طیف وسیعی از فعالیت ها که به بهبود عملکرد یک سازمان منتهی می شود و شامل تجمیع کلیه داده ها و فرایند های یک سازمان، در یک سیستم واحد می گردد . فعالیت های صورت گرفته در خصوص برنامه ریزی منابع سازمانی مشتمل بر مدیریت مکاتبات و گزارشات، مدیریت منابع انسانی، مدیریت مالی، مدیریت تدارکات سازمان و ... بوده که به صورت یکپارچه و نه مجزا از یکدیگر، در یک سازمان به آن پرداخته می شود . فعالیت سازمان در محیطی یکپارچه از نظر اطلاعاتی، به صورت فرایند گرا و اطلاعات محور، می تواند کلیه فرایند های تجاری و یا خدماتی سازمان را پوشش دهد از این رو یکپارچه سازی فعالیت ها و فرایند های سازمان، به عنوان رویکردی ارزشمند، همواره مورد توجه مدیران سازمان بوده و هست.
امروزه سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی، از بخش ها یا زیر سیستم های مختلفی تشکیل شده است که هر یک با بهره گیری از فنآوری خاص، راهکاری بهینه در اختیار سازمان قرار می دهد . یکی از مهمترین مزایای به کارگیری سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی، ایجاد یکپارچگی سازمانی از بعد اطلاعاتی و نیز افزایش سازگاری در اطلاعات موجود در سازمان می باشد . همچنین استاندارد سازی فرایند های سازمان بر اساس بهترین تجربیاتی که شرکت های عرضه کننده این سیستم در سازمان های مختلف به دست آورده اند، مهندسی مجدد فرایند های سازمان و کاهش زمان انجام این فرایند ها، توسعه زیر ساخت های لازم جهت ورود سازمان به عرصه تجارت الکترونیک، فراهم شدن بستر لازم برای بهره گیری از سیستم های مدیریت ارتباط با مشتری، از دیگر مزایای غیر قابل انکار بهره گیری از این نوع سیستم ها می باشد . در انتها توجه به این نکته بسیار حائز اهمیت است که کلیه سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی دارای یک پایگاه داده خاص بوده که همه داده های لازم برای واحد های نرم افزاری از قبیل مدیریت ساخت و تولید، مدیریت زنجیره تامین، مدیریت مالی، مدیریت پروژه، مدیریت منابع انسانی، مدیریت مشتری و مدیریت داده های سازمان را دارا می باشد.
همزمان با رشد و توسعه فنآوری ها در بخش نرم افزار های کاربردی، راهکار های جدیدی نیز در خصوص مکانیزه و یکپارچه سازی فرایند ها و گردش اطلاعات سازمان، در قالب سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی ( ERP )،از سوی شرکت های نرم افزاری ارائه گردیده است . یکپارچه سازی فعالیت ها و فرایند های سازمان، در قالب تجمیع کلیه داده ها و اطلاعات در یک سیستم جامع، موجب افزایش چشمگیر سرعت و دقت انجام کلیه فرایند های سازمان می گردد . همچنین سهولت تصمیم گیری و برنامه ریزی امور سازمان و نیز سهولت پیاده سازی روال های سازمانی از دیگر آثار مثبت به کار گیری سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی، در سازمان می باشد
سیستم مدیریت منابع انسانی HRM
مدیریت منابع انسانی در یک سازمان، عبارت است از فرایند کار کردن با افراد، به طوریکه این افراد بتوانند در سازمان به توانمندی کامل تری در جهت اهداف سازمان برسند . مدیریت منابع انسانی سازمان، فعالیت هایی از قبیل کارمند یابی، جذب نیرو، آموزش، حقوق و دستمزد و روابط سازمانی را شامل می شود که همواره بخش عمده ای از توان مدیریتی مدیران سازمان ها و ادارات را به خود معطوف داشته و سرعت و دقت بخشیدن به انجام آن را به یکی از مهمترین دغدغه های ایشان مبدل ساخته است . انجام فرایند های مرتبط با مدیریت منابع انسانی سازمان، در قالب روش های سنتی، مشکلات عدیده ای چون کُندی ذخیره سازی داده ها و اطلاعات مرتبط با نیروی انسانی سازمان، کُندی تصمیم گیری و برنامه ریزی امور نیروی انسانی سازمان و نهایتا کُندی پیاده سازی تصمیمات و برنامه ریز های صورت گرفته در قالب روال های پرسنلی را، برای مدیران سازمان ها همواره به همراه داشته است.
در ادامه زیر سیستم آموزش با قابلیت نیازسنجی آموزشی، برنامه ریزی آموزشی، اجرای برنامه آموزشی، ارزیابی دوره و نهایتا ارزیابی اثر بخشی هر دوره آموزشی، زیر سیستم تشکیلات سازمانی با قابلیت مدیریت واحدهای سازمانی، پست ها و مشاغل سازمانی، زیر سیستم منوی اداری با قابلیت پوشش کلیه پیگیری های مربوط به فرایند های کاری میان پرسنل و سازمان.
همزمان با رشد و توسعه فنآوری ها در بخش نرم افزار های کاربردی، راهکار های جدیدی نیز در خصوص مکانیزه نمودن فرایند های مرتبط با مدیریت منابع انسانی سازمان ها، با هدف سرعت و دقت بخشیدن به این فرایند ها، در قالب سیستم های مدیریت منابع انسانی ( HRM )، از سوی شرکت های نرم افزاری ارائه گردیده است . به کار گیری سیستم های نرم افزاری مدیریت منابع انسانی، موجب افزایش چشمگیر سرعت و دقت انجام فرایند های کارمند یابی، جذب نیرو، محاسبه حقوق و دستمزد و ... گردیده است . همچنین سهولت حفظ سوابق کارکنان و نیز سهولت تصمیم گیری و برنامه ریزی امور نیروی انسانی و پیاده سازی روال های پرسنلی سازمان، از دیگر نتایج مثبت به کار گیری سیستم های نرم افزاری مدیریت منابع انسانی در سازمان می باشد.
امروزه سیستم های مدیریت منابع انسانی سازمان از بخش ها یا زیر سیستم های مختلفی تشکیل شده است که هر یک با بهره گیری از فنآوری خاص، راهکاری بهینه در اختیار سازمان قرار می دهد . مهمترین این زیر سیستم ها عبارت اند از زیر سیستم پرسنلی با قابلیت جمع آوری و نگهداری کلیه اطلاعات مربوط به کارکنان سازمان با هدف نظارت و کنترل بهینه بر ایشان، زیر سیستم حضور و غیاب با قابلیت کنترل دقیق و لحظه ای ورود و خروج کارکنان، زیر سیستم حقوق و دستمزد با قابلیت محاسبه حقوق و مزایای کارکنان با توجه به اطلاعات دریافتی از سایر سیستم ها.
سیستم مدیریت اطلاعات مدیریتی MIS
مدیریت اطلاعات مدیریتی در یک سازمان، عبارت است از فرایند جمع آوری و پردازش اطلاعات سازمان به منظور ارائه آن به مدیریت عالی سازمان با هدف پشتیبانی امور تصمیم سازی و کنترل بهینه سازمان، در راستای اهداف کوتاه مدت و یا دراز مدت سازمان . اطلاعات مدیریتی سازمان شامل اطلاع از فرایند گردش کار ها در سازمان، اطلاع از گردش مکاتبات و گزارشات سازمان، اطلاع از گردش های مالی سازمان، اطلاع از چارت و شرح وظایف هر یک از کارکنان سازمان و نهایتا اطلاع از جریان کالا و میزان دارایی های سازمان می باشد . از این رو سرعت و دقت بخشیدن به فرایند جمع آوری و پردازش اطلاعات سازمان تاثیر مستقیمی بر میزان موفقیت سازمان خواهد داشت . از طرفی انجام فرایند های مرتبط با مدیریت اطلاعات مدیریتی، در قالب روش های سنتی، مشکلات عدیده ای چون کُندی جمع آوری و پردازش اطلاعات مورد نیاز مدیریت سازمان و نیز کُندی تصمیم گیری و برنامه ریزی امور سازمان و نهایتا کُندی پیاده سازی تصمیمات و برنامه ریز های صورت گرفته در قالب روال های سازمانی را، برای مدیران سازمان همواره به همراه خواهد داشت.
سیستم های مدیریت اطلاعات مدیریتی از بخش ها یا زیر سیستم های مختلفی تشکیل شده است که هر یک با بهره گیری از فنآوری خاص، راهکاری بهینه در اختیار سازمان قرار می دهد . هدف سیستم های اطلاعاتی مدیریت، افزایش روند ارائه و اداره اطلاعات و نیز کاهش حدس و گمان در حل مشکلات در سطوح مختلف سازمان در جهت تکامل و ارائه داده های جدید به سیستم می باشد . سیستم های مدیریت اطلاعات مدیریتی نه تنها مدیران را در امور استراتژیک سازمان بلکه در خصوص تصمیمات تکراری و روزمره سازمان نیز با ارائه اطلاعات لازم یاری می رسانند . مهمترین زیر سیستم های سیستم مدیریت اطلاعات مدیریتی عبارت است از : سیستم های اطلاعاتی مدیریت نیروی انسانی، سیستم های اطلاعاتی مدیریت مالی و حسابداری، سیستم های اطلاعاتی مدیریت تولید و سیستم های اطلاعاتی بازاریابی و فروش که همگی متکی بر پایگاه های داده مشترک می باشند.
همزمان با رشد و توسعه فنآوری ها در بخش نرم افزار های کاربردی، راهکار های جدیدی نیز در خصوص مکانیزه نمودن فرایند های گوناگون مدیریت اطلاعات مدیریتی سازمان، با هدف سرعت و دقت بخشیدن به این فرایند ها، در قالب سیستم های مدیریت اطلاعات مدیریتی ( ...... )، از سوی شرکت های نرم افزاری مختلف ارائه گردیده است . به کار گیری سیستم های نرم افزاری مدیریت اطلاعات مدیریتی، موجب افزایش چشمگیر سرعت و دقت انجام فرایند های مرتبط با جمع آوری و پردازش اطلاعات سازمان گردیده است . همچنین سهولت تصمیم گیری و برنامه ریزی امور سازمان و نیز سهولت پیاده سازی روال های سازمانی از دیگر آثار مثبت به کار گیری سیستم های نرم افزاری سیستم مدیریت اطلاعات مدیریتی در سازمان می باشد
سیستم مدیریت مالی MONEY
مدیریت مالی یک سازمان، عبارت است از فرایند شناسایی، جمع آوری، ثبت، طبقه بندی، گزارشگری و نهایتا تحلیل رویداد های مالی درون یک سازمان، با هدف سازمان دهی منابع مالی سازمان. مدیریت منابع مالی، فعالیت هایی از قبیل محاسبه گردش های مالی سازمان، هدایت و کنترل فرایند دریافت و پرداخت وجوه سازمان، هدایت و کنترل میزان نقدینگی سازمان و نهایتا تصمیم گیری و برنامه ریزی در خصوص تخصیص بودجه و اعتبار مورد نیاز سازمان را شامل می گردد . اطلاعات مالی همواره سرمایه با ارزشی برای سازمان محسوب می گردد از این رو سرعت و دقت بخشیدن به انجام فرایند های مرتبط با آن، همواره یکی از مهمترین دغدغه های مدیران سازمان ها می باشد . با این همه مدیریت مالی سازمان در قالب روش های سنتی، کُندی ذخیره سازی داده ها و اطلاعات مرتبط با گردش های مالی سازمان، کُندی تصمیم گیری و برنامه ریزی امور مالی سازمان و نهایتا کُندی پیاده سازی تصمیمات و برنامه ریز های صورت گرفته در قالب روال های تخصیص بودجه و اعتبار سازمان را، به همراه خواهد داشت.
امروزه سیستم های مدیریت مالی از بخش ها یا زیر سیستم های مختلفی تشکیل شده است که هر یک با بهره گیری از فنآوری خاص، راهکاری بهینه در اختیار سازمان قرار می دهد . مهمترین این زیر سیستم ها عبارت اند از زیر سیستم حسابداری مالی با قابلیت جمع آوری و یکپارچه سازی نتایج عملیات مالی مشتمل بر تجمیع، تجزیه و تحلیل، ثبت و نگهداری، طبقه بندی و تلخیص رویداد های مالی سازمان، زیر سیستم بودجه و اعتبارات با قابلیت بررسی کارشناسانه و دقیق سوابق مالی سنوات قبل و نیز پیش بینی بودجه سال آتی در مقاطع زمانی مختلف از طریق جمع آوری، طبقه بندی، تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی سازمان، زیر سیستم خزانه داری با قابلیت اطلاع لحظه ای از تنگنا های مالی، تعیین میزان اتکاء به اعتبارات مالی و اسنادی سازمان، کنترل ثبت عملیات دریافت و پرداخت وجوه، مدیریت منابع و وجوه نقد سازمان و محل مصارف آن.
همزمان با رشد و توسعه فنآوری ها در بخش نرم افزار های کاربردی، راهکار های جدیدی نیز در خصوص مکانیزه نمودن فرایند های گوناگون مدیریت مالی سازمان، با هدف سرعت و دقت بخشیدن به این فرایند ها، در قالب سیستم های مدیریت مالی ( سیستم های خُبره )، از سوی شرکت های نرم افزاری مختلف ارائه گردیده است . به کار گیری سیستم های نرم افزاری مدیریت مالی، موجب افزایش چشمگیر سرعت و دقت انجام فرایند های مالی سازمان، همچون محاسبه گردش های مالی سازمان، دریافت و پرداخت وجوه سازمان و ... گردیده و سهولت حفظ سوابق مالی سازمان و نیز سهولت تصمیم گیری و برنامه ریزی امور مالی و پیاده سازی روال های تخصیص بودجه و اعتبار سازمان را، برای مدیران سازمان به همراه داشته است.
سیستم مدیریت لُجستیک تدارکات LOG
مدیریت لجستیک سازمان، عبارت است از مجموعه فرایند های مرتبط با جریان کالا و اموال سازمان، که فعالیت هایی از قبیل انبار داری، حمل و نقل، خرید، تدارکات و ... را شامل می گردد . جمع آوری اطلاعات مرتبط با موجودی کالا و اموال سازمان، به عنوان بخشی از زنجیره تامین، نقش موثری در برنامه ریزی های سازمان ایفاء می نماید و بخش عمده ای از توان مدیریتی مدیران سازمان ها و ادارات را به خود معطوف می دارد . از این رو سرعت و دقت بخشیدن به انجام آن همواره یکی از مهمترین دغدغه های مدیران سازمان ها بوده و هست . از طرفی مدیریت فرایند های تدارکاتی سازمان در قالب روش های سنتی، کُندی ذخیره سازی داده ها و اطلاعات مرتبط با موجودی انبار ها و دارایی های سازمان، کُندی تصمیم گیری و برنامه ریزی در خصوص فرایند های خرید و حمل و نقل سازمان و نهایتا کُندی پیاده سازی تصمیمات و برنامه ریز های صورت گرفته در قالب روال های انبار گردانی، اموال گردانی و تدارکاتی سازمان را، به همراه خواهد داشت.
همزمان با رشد و توسعه فنآوری ها در بخش نرم افزار های کاربردی، راهکار های جدیدی نیز در خصوص مکانیزه نمودن فرایند های گوناگون مدیریت لجستیک سازمان، با هدف سرعت و دقت بخشیدن به این فرایند ها، در قالب سیستم های مدیریت لجستیک، از سوی شرکت های نرم افزاری مختلف ارائه گردیده است . به کار گیری سیستم های نرم افزاری مدیریت لجستیک، موجب افزایش چشمگیر سرعت و دقت انجام فرایند های اموال گردانی، انبار گردانی، تدارکات و ... گردیده است . همچنین سهولت حفظ سوابق موجودی کالا و اموال سازمان و نیز سهولت تصمیم گیری و برنامه ریزی و پیاده سازی روال های انبار گردانی و اموال گردانی سازمان از دیگر نتایج مثبت به کار گیری سیستم های نرم افزاری مدیریت لجستیک در سازمان می باشد.
امروزه سیستم های مدیریت لجستیک از بخش ها یا زیر سیستم های مختلفی تشکیل شده است که هر یک با بهره گیری از فنآوری خاص، راهکاری بهینه در اختیار سازمان قرار می دهد . مهمترین این زیر سیستم ها عبارت اند از زیر سیستم انبار و حسابداری انبار با قابلیت مدیریت عملیات تعدادی و ریالی انبار های سازمان، پشتیبانی از کلیه استاندارد ها و روش های مرسوم انبار گردانی، تصمیم سازی در خصوص فرایند خرید کالا و منابع مورد نیاز سازمان، زیر سیستم خرید و تدارکات با قابلیت برنامه ریزی برای تهیه و تامین کالا ها و منابع مورد نیاز سازمان، به طوری که بهترین کالا یا خدمت با بالاترین کیفیت و مناسب ترین قیمت برای سازمان تهیه شود، زیر سیستم مدیریت دارایی های ثابت با قابلیت ایجاد آگاهی و نظارت همه جانبه بر اموال و دارایی های ثابت سازمان.
سیستم مدیریت ارتباط با مشتری CRM
مدیریت ارتباط با مشتری به مجموعه فرایند هایی گفته می شود که در یک سازمان برای شناسایی، ترغیب، گسترش و حفظ مشتریان سازمان و نیز ارائه خدمات بهتر به آنان، از طریق برقراری ارتباطی کارا و موثر با مشتریان، صورت می پذیرد . از آنجا که بقای یک سازمان در حفظ و توسعه مخاطبین یا مشتریان خود می باشد، مدیریت بهینه ارتباط با مشتریان سازمان نیز می تواند نقش کلیدی را در حفظ و توسعه سازمان ایفاء نماید بنابراین سرعت و دقت بخشیدن به انجام فرایند های مرتبط با مدیریت ارتباط با مشتری، همواره از دغدغه های مدیران سازمان ها و ادارات بوده و هست.
مدیریت ارتباط با مشتری در قالب روش های سنتی کُندی ذخیره سازی داده ها و اطلاعات مرتبط با مشتریان سازمان، کُندی تصمیم گیری و برنامه ریزی در خصوص فرایند های شناسایی و گسترش مشتریان و نهایتا کُندی پیاده سازی تصمیمات و برنامه ریزی های صورت گرفته در قالب روال های ارتباطی با مشتریان سازمان را، به همراه خواهد داشت.
همزمان با رشد و توسعه فنآوری ها در بخش نرم افزار های کاربردی، راهکار های جدیدی نیز در خصوص مکانیزه نمودن فرایند های گوناگون مدیریت ارتباط با مشتریان ، با هدف سرعت و دقت بخشیدن به این فرایند ها، در قالب سیستم های مدیریت ارتباط با مشتری ( CRM )، از سوی شرکت های نرم افزاری مختلف ارائه گردیده است . به کار گیری سیستم های نرم افزاری مدیریت ارتباط با مشتری، موجب افزایش چشمگیر سرعت و دقت انجام فرایند های ارتباط با مشتریان سازمان، همچون شناسایی و ترغیب مشتریان سازمان، حفظ و توسعه مشتریان سازمان، ارائه خدمات بهتر و برقراری ارتباط کارا و موثر با مشتریان سازمان گردیده است . همچنین استفاده از سیستم های مدیریت ارتباط با مشتری سهولت تصمیم گیری و برنامه ریزی امور مشتریان و سهولت پیاده سازی روال های ارتباطی موثر با مشتریان سازمان را، برای مدیران سازمان به همراه داشته است
سیستم های مدیریت ارتباط با مشتری از بخش ها یا زیر سیستم های مختلفی تشکیل شده است که هر یک با بهره گیری از فنآوری خاص، راهکاری بهینه در اختیار سازمان قرار می دهد . سازمان ها با استفاده از سیستم مدیریت ارتباط با مشتری می توانند چرخه فروش خود را کوتاه تر، وفاداری مشتریان را بیشتر و نهایتا درآمد سازمان را افزون تر نمایند . این سیستم ها می توانند کمک کنند مشتریان موجود حفظ شده و مشتریان جدیدی جذب سازمان شوند . هر سیستم مدیریت ارتباط با مشتری از سه بخش اصلی تشکیل شده است: مشتری، روابط و مدیریت به طوری که منظور از "روابط" ایجاد مشتریان وفادارتر و سودمندتر از طریق ارتباطی یاد گیرنده بوده و منظور از "مدیریت" هدایت خلاقانه یک فرایند کسب و کار مشتری مدار از طریق قرار دادن مشتری در مرکز فرایند ها و تجارت سازمان می باشد
سیستم مدیریت مکاتبات'گزارشات'ارتباطات
همزمان با رشد و توسعه فنآوری ها در بخش نرم افزار های کاربردی، راهکار های جدیدی نیز در خصوص مکانیزه نمودن فرایند های گردش مکاتبات و گزارشات سازمان، با هدف سرعت و دقت بخشیدن به این فرایند ها، در قالب سیستم های مدیریت مکاتبات، گزارشات و ارتباطات، از سوی شرکت های نرم افزاری ارائه گردیده است . به کار گیری سیستم های نرم افزاری مدیریت مکاتبات موجب حذف کاغذ از کلیه فرایند های مکاتبات داخلی سازمان ( Paperless ) می گردد . همچنین سیستم مدیریت مکاتبات ضمن ایجاد سهولت در حفظ سوابق مکاتبات اداری، هزینه های مالی و انسانی سازمان را تا حد زیادی کاهش می دهد.
مدیریت مکاتبات، گزارشات و ارتباطات درون یک سازمان، عبارت است از مجموعه فرایند هایی که در یک سازمان با هدف سازماندهی، هدایت و کنترل بهینه ارتباطات مبتنی بر نامه نگاری ها و گزارشات، صورت می گیرد . از آنجا که سرعت انجام کار ها و پاسخگویی به آنها در فرایند های اداری تقریبا برابر با سرعت گردش مکاتبات در سازمان می باشد این امر همواره بخش عمده ای از توان مدیریتی مدیران سازمان ها و ادارات را به خود معطوف داشته، سرعت و دقت بخشیدن به انجام آن را به مهمترین دغدغه ایشان مبدل ساخته است . از طرفی گردش مکاتبات در قالب کاغذی مشکلات عدیده ای چون کُندی گردش مکاتبات، حجم بالای مصرف کاغذ، گم شدن نامه ها و ... را به همراه دارد که بی شک موجب کاهش سرعت انجام کار ها و نیز کاهش سرعت پاسخگویی به مکاتبات سازمان می گردد.
امروزه سیستم های مدیریت مکاتبات، گزارشات و ارتباطات از بخش ها یا زیر سیستم های مختلفی تشکیل شده است که هر یک با بهره گیری از فنآوری خاص، راهکاری بهینه در اختیار سازمان قرار می دهد . مهمترین این زیر سیستم ها عبارت اند از زیر سیستم مدیریت مکاتبات با قابلیت پشتیبانی کلیه مراحل گردش مکاتبات، از تهیه پیش نویس گرفته تا امضاء و ارسال الکترونیکی نامه ها، زیر سیستم فکس با قابلیت ارسال و دریافت فکس بدون کاغذ، بایگانی سریع و آسان سوابق مربوطه و ارسال همزمان فکس برای تعداد نامحدودی گیرنده، زیر سیستم ایمیل با قابلیت ارسال و دریافت نامه های الکترونیکی بدون کاغذ، بایگانی سریع و آسان سوابق مربوطه و ارسال همزمان ایمیل برای تعداد نامحدودی گیرنده، زیر سیستم پیامک با قابلیت ارسال و دریافت یادآوری کننده کارها و ارسال همزمان پیامک برای تعداد نامحدودی گیرنده، زیر سیستم مدیریت جلسات با قابلیت پشتیبانی جلسات از زمان برنامه ریزی تا مرحله ثبت و پیگیری صورتجلسات، زیر سیستم مدیریت فایل ها و اطلاعات با قابلیت طبقه بندی، آرشیو و جستجوی آسان، زیر سیستم مدیریت کار ها با قابلیت درج کار ها، گزارش گیری از میزان پیشرفت کار ها و گزارش گیری از میزان ساعات کاری صرف شده توسط افراد درگیر در پروژه ها، زیر سیستم مدیریت اشخاص با قابلیت تعریف تمامی اطلاعات اشخاص حقیقی و حقوقی مرتبط با سازمان از قبیل تلفن، فکس، موبایل و آدرس های دقیق پستی شان.